La ricevuta di pagamento tra privati è un documento molto semplice ma di grande utilità, in quanto attesta l’avvenuto versamento di una somma di denaro da parte di un soggetto (pagatore) a un altro (ricevente). Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, questo tipo di ricevuta non è riservato soltanto a commercianti, professionisti o imprenditori che emettono fatture: anche i privati possono redigerla, sia per formalizzare un pagamento ricevuto per beni o servizi occasionali, sia per conservare una traccia ufficiale dell’operazione avvenuta. Una ricevuta di pagamento tra privati è importante non soltanto per motivi fiscali (in alcuni casi, infatti, certi scambi possono comunque avere rilievo reddituale), ma anche e soprattutto come prova documentale che tuteli entrambe le parti da future contestazioni o fraintendimenti.
Per cominciare, è essenziale chiarire che cosa sia esattamente una ricevuta di pagamento tra privati. Si tratta di un atto (detto talvolta “quietanza”) in cui si dichiara che una determinata persona ha corrisposto una certa somma di denaro a un’altra, in genere per l’acquisto di un bene mobile (per esempio un cellulare, un computer usato, un mobile per la casa) oppure per il pagamento di un servizio svolto in maniera non professionale (per esempio, un piccolo lavoretto domestico oppure il rimborso di spese comuni). Un documento di questo tipo, se redatto con cura, può avere valore legale, soprattutto se firmato dalla parte che riceve la somma e, in talune circostanze, corredato da marca da bollo. È essenziale che contenga almeno alcune informazioni indispensabili: i dati delle parti, l’importo, la causale e la data, oltre alla firma di chi rilascia la ricevuta.
Per scrivere una ricevuta di pagamento tra privati si possono seguire alcune regole generali. In primo luogo, è sempre opportuno, anche se non strettamente obbligatorio, scriverla in doppia copia: una resterà nelle mani di chi effettua il pagamento, l’altra in quelle di chi incassa la somma. In tal modo, entrambe le parti conservano la prova scritta di quanto è avvenuto. È buona prassi che su ogni copia compaia una firma originale del ricevente (e, in alcuni casi, anche del pagatore), così che non possano sorgere dubbi sul fatto che la sottoscrizione sia stata apposta per davvero.
All’interno della ricevuta vanno indicati con precisione i dati identificativi delle parti. È consigliabile specificare nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale e indirizzo di residenza di chi riceve la somma e di chi la versa. Questo consente di non confondere i soggetti coinvolti e di dare al documento un contenuto informativo completo. Se si decide di utilizzare la ricevuta per finalità che richiedono una qualche forma di registrazione, queste informazioni agevoleranno le pratiche burocratiche.
In secondo luogo, è essenziale inserire la data e il luogo di emissione. Ciò significa che bisogna scrivere dove e quando il documento viene redatto, ad esempio: “Milano, lì 15 febbraio 2025”. La data è di particolare importanza perché segna il momento esatto in cui il pagamento risulta effettuato, definendo anche il momento in cui decorrono eventuali termini di prescrizione o decadenza, qualora insorgano controversie.
Altrettanto rilevante è specificare la causale, cioè la ragione del versamento di denaro. In una transazione fra privati, la causale potrebbe riguardare la vendita di un bene (e qui è opportuno descrivere cosa viene venduto, ad esempio “pc portatile marca XX, modello YY”) oppure la retribuzione di un piccolo lavoro occasionale, o ancora il rimborso di spese anticipate da uno dei soggetti. Il dettaglio sulla causale evita che possano nascere dubbi sulle motivazioni dell’operazione e rende più agevole la ricostruzione della vicenda se, in seguito, ci fosse bisogno di un riscontro formale (per esempio in ambito tributario o legale).
È fondamentale specificare l’importo versato. Anche se non vi è un obbligo normativo di scrivere l’importo sia in cifre che in lettere (come, invece, in alcuni documenti bancari), è altamente consigliabile farlo per ridurre al minimo il rischio di errore o di contestazione. La formula di solito impiegata prevede la scrittura del valore in cifre e, subito dopo, in parentesi o di seguito, la scrittura in lettere (ad esempio: “€ 300 (trecento/00)”), includendo anche i centesimi se presenti. In questo modo, se dovesse sorgere una divergenza, le parole prevarrebbero sulle cifre in base a un principio giuridico generale, ma, avendole entrambe, si riducono le probabilità di discrepanza.
Per completare la ricevuta, è bene indicare chiaramente la modalità con cui il pagamento è avvenuto: contanti, assegno, bonifico bancario o PayPal. Se si utilizza l’assegno, è buona norma inserire anche il numero dell’assegno e la banca di emissione. Se si ricorre a un bonifico, si possono riportare la data di esecuzione, il codice identificativo della transazione, il codice IBAN del beneficiario o altri dati che agevolino la tracciabilità del movimento. Questa indicazione è particolarmente importante se si deve dimostrare, in un secondo momento, che la somma è stata effettivamente accreditata.
A seguire, deve comparire la dicitura con cui il ricevente dichiara di aver “ricevuto la somma a saldo e quietanza”, ovvero riconosce formalmente di aver incassato l’importo dovuto. Frasi del tipo “Il sottoscritto, in data odierna, dichiara di aver ricevuto da X la somma di euro … a titolo di …, rilasciando pertanto piena quietanza di ogni avere e ragione” rafforzano il valore del documento e non lasciano spazio a fraintendimenti. Nel caso in cui tra le parti sia prevista una consegna graduale della somma (ad esempio un acconto e poi un saldo), si possono emettere ricevute separate, una per ogni versamento. In tal caso, occorre specificare che si tratta di un acconto e in seguito, alla ricezione del saldo finale, emettere una seconda ricevuta che completi la prima.
La ricevuta deve poi essere firmata dal soggetto che effettivamente riceve il denaro. È quest’ultimo che “quietanza” la somma, dichiarando di esserne entrato in possesso. Di norma, non è indispensabile la firma del pagatore, anche se inserirla può aumentare la certezza della volontà di entrambe le parti. Se si ritiene opportuno, si possono aggiungere firme di testimoni, anche se nelle compravendite tra privati di beni di modesto valore, non è molto frequente.
Un’altra questione riguarda la marca da bollo. La normativa italiana prevede che per i documenti relativi a operazioni di importi superiori a 77,47 euro, redatti in forma cartacea, potrebbe essere necessario applicare una marca da bollo da 2 euro. Se la ricevuta di pagamento viene consegnata in formato cartaceo e se ne fa un uso “ufficiale” (ad esempio per registrare un contratto di compravendita presso l’Agenzia delle Entrate), è opportuno informarsi sulla necessità o meno di apporre la marca da bollo. In genere, se la transazione è di natura privata non abituale, il rischio di sanzioni è basso, ma per cautelarsi è sempre bene verificare la normativa vigente e i limiti di esenzione.
Il contenuto della ricevuta può essere arricchito con tutti i dettagli che si ritengono utili: se il pagamento riguarda un immobile (si pensi a una scrittura privata di comodato o un piccolo anticipo per l’acquisto di un box), è consigliabile indicare il riferimento all’indirizzo o agli estremi catastali, oppure se si tratta di un bene mobile registrato (come un’automobile, una moto, ecc.), si potrà indicare numero di targa, telaio, numero di carta di circolazione. In questo modo la ricevuta costituisce un elemento preciso e contestualizzato nella più ampia vicenda contrattuale. Ovviamente, occorrerà anche rispettare tutte le altre formalità previste dalla legge per il passaggio di proprietà, se previste.
Per quanto riguarda la validità legale della ricevuta tra privati, essa ha la natura di prova scritta dell’avvenuto pagamento, configurandosi come una quietanza. In caso di disputa, la ricevuta firmata dal ricevente rappresenta un elemento di prova difficile da contestare. Nel caso sorgano controversie (ad esempio, perché il ricevente sostiene di non aver mai preso quei soldi, o perché il pagatore afferma di aver versato più di quanto indicato), il documento funge da elemento di partenza nell’eventuale azione legale. È comunque fondamentale la correttezza dei dati riportati e la presenza di una firma autentica.
Un’ultima riflessione riguarda la differenza tra la ricevuta di pagamento tra privati e la fattura, così come l’autonoma gestione della prestazione. Se il soggetto che riceve il denaro è un professionista o un lavoratore autonomo, la sola ricevuta tra privati potrebbe non essere sufficiente, poiché la legge impone di emettere fattura o documenti equipollenti (ad esempio ricevuta per prestazione occasionale). In tali casi, la ricevuta con ritenuta d’acconto assume carattere fiscale e deve attenersi a norme precise in tema di IVA, di tassazione e di registrazione. Nel caso, invece, di un venditore privato che cede un proprio oggetto senza farne un’attività commerciale, la ricevuta di pagamento non soggiace agli obblighi fiscali di un’impresa, e rimane un documento esclusivamente di natura civilistica, finalizzato alla prova dell’avvenuto versamento.